Política de Cancelación de Pedidos MTO y MTS

Sección 1

OBJETIVO.

Garantizar transparencia a través de las normas definidas el flujo de colocación, cancelación y cobros de productos MTO y el tratamiento para MTS protegiendo los intereses del cliente y de DEACERO

Sección 2

ALCANCE.

Esta política aplica a los pedidos de productos comercializados por DEACERO S.A.P.I. de C.V. en el mercado nacional mexicano, conforme a las condiciones de suministro y operación vigentes. Su alcance dependerá del esquema logístico y origen de atención del pedido.

Sección 3

REVISIÓN PERIÓDICA

Esta política será revisada cada 12 meses para asegurar su vigencia y adecuación a cambios operativos o regulatorios.

Sección 4

COMUNICACIÓN Y CANALES

Las solicitudes relacionadas con esta política pueden gestionarse y consultarse a través de los siguientes medios:

• Plataforma Connect
• Cotizaciones enviadas al cliente (la política se incluye como referencia en cada cotización)
• Centro de atención al cliente 800 DEACERO
• Ejecutivo comercial asignado

Sección 5

LINEAMIENTOS MTO.

5.1. Solicitud de Pedido MTO

Confirmación de especificaciones:
El cliente debe validar y confirmar las especificaciones del producto antes de iniciar el proceso.

Aprobación Técnica Interna:
Todo pedido MTO está sujeto a revisión formal de factibilidad técnica y operativa por el equipo competente de DEACERO para asegurar su viabilidad, especialmente en configuraciones no estándar, con el fin de evitar compromisos no factibles o riesgos operativos.

Orden de compra formal:
Todo pedido debe estar amparado por una orden de compra que incluya:

• Descripción detallada del producto.
• Cantidades solicitadas.
• Especificaciones técnicas completas.
• Condiciones de entrega, incluyendo la confirmación del lugar de entrega o destino (consignado, obra o ubicación específica), conforme a las reglas establecidas en la Política Interna de Comercialización con Socios Comerciales.
• Precio acordado.

Deacero se reserva el derecho de admitir la orden de compra en el supuesto de que la misma carezca de uno o varios de los requisitos antes mencionados

Cumplimiento de Lote mínimo:
El inicio del proceso productivo se realiza únicamente cuando se alcance el volumen mínimo establecido por el área de Producción. Para poder iniciar la fabricación y proporcionar una fecha estimada de entrega, es indispensable que el pedido cumpla con el lote mínimo requerido.

En caso de que el pedido no alcance dicho volumen, se aceptará su orden de compra; sin embargo, no se podrá detonar la producción ni comprometer una fecha estimada de entrega hasta que el lote mínimo sea cubierto, ya sea por el mismo cliente o en conjunto con otro socio comercial.

5.2. Pago del Anticipo

Para pedidos de productos MTO (MAKE TO ORDER) se requiere un anticipo del 50% del valor total del pedido.

El anticipo será utilizado para cubrir los costos de producción y no es reembolsable en caso de cancelación. Este pago asegura la fabricación del producto, bloquea el precio acordado y otorga prioridad en la programación de entrega.

El anticipo recibido es retenido hasta que se complete el lote mínimo necesario para iniciar la fabricación.

Una vez cubierto el lote mínimo y confirmado en sistema el anticipo del 50%, se inicia la programación de producción, con el fin de garantizar la entrega en la fecha pactada, conforme al tiempo de fabricación específico del producto.

Cualquier cambio a este porcentaje debe ser autorizado por el Director Comercial.

5.3. Condiciones de Modificación del Pedido

Una vez recibida la orden de compra, cualquier modificación en especificaciones, cantidades o fechas debe ser solicitada por escrito al correo institucional de Deacero y esta sujeta a aprobación del asesor comercial y/o la empresa.

Las modificaciones pueden realizarse siempre y cuando el ejecutivo comercial confirme que no se ha iniciado la producción ni se han adquirido suministros para la fabricación del pedido o material solicitado.

Toda modificación esta sujeta a evaluación técnica y operativa. Podrá aceptarse únicamente si no afecta el cronograma de producción ni genera costos adicionales no autorizados. En caso contrario, se debe realizar una renegociación formal entre las partes y se ingresa como un nuevo pedido.

5.4. Condiciones de Cancelación Voluntaria del Cliente

Toda solicitud de cancelación de productos MTO debe ser solicitada por escrito al correo institucional de Deacero y esta sujeta a evaluación del estado de la producción del pedido.

La cancelación podrá proceder siempre y cuando el ejecutivo comercial confirme que no se ha iniciado la producción ni se han adquirido suministros para la fabricación del producto o material solicitado. En caso contrario el cliente debe pagar los costos incurridos.

Si la cancelación ocurre después de la producción y facturación, además de los cargos mencionados previamente, se aplicarán costos por servicios logísticos comprometidos, conforme a lo estipulado en la Cláusula 6.3 – Cargos por Servicios Logísticos y en los contratos mercantiles vigentes con transportistas.

Cualquier saldo pendiente derivado de estos conceptos sigue el proceso normal de facturación y cobranza de DEACERO.

Si el pedido se encuentra vencido vs fecha promesa, podrá procederse con la cancelación, siempre y cuando se documente la solicitud formal del cliente. Este caso puede derivar en cancelación definitiva o cambio de fecha correspondiente. Si un pedido no tiene fecha, el pedido no puede estar vencido. En caso de que el socio comercial sí decida proceder con la cancelación, esta debe realizarse por escrito mediante correo electrónico institucional.

Para cualquier situación no prevista en los escenarios anteriores, se realiza una valoración conjunta entre el Ejecutivo Comercial y el Subdirector Comercial, a fin de determinar el tratamiento correspondiente conforme a las políticas vigentes y las condiciones particulares del caso.

5.5. Manejo del Anticipo en caso de Cancelaciones

En caso de que los costos incurridos derivados de la cancelacion no sobrepasen el anticipo ya otorgado, Deacero se compromete a devolver la diferencia.Ver 5.6. Reembolso del Anticipo o bien.

En caso de que los costos incurridos derivados de la cancelación sobrepasen el anticipo ya otorgado, el Cliente debe pagar la diferencia.

Asimismo, podrá entregarse el producto fabricado al cliente, si así lo desea mediante la facturación a precio de venta negociado y aplicándose el costo de flete correspondiente.

El asesor comercial confirmará el monto al cliente y procederá con la facturación del cargo correspondiente.

La factura se genera y envía automáticamente por correo electrónico a la dirección registrada para el envío de documentos fiscales.

5.6. Reembolso del Anticipo (en caso de que aplique)

Si el ejecutivo comercial confirma que no existen costos asociados a producción ni adquisición de materiales, el cliente podrá solicitar el reembolso del anticipo, conforme al proceso establecido en este apartado.

La solicitud de reembolso debe presentarse por escrito al asesor comercial, acompañada de la documentación requerida para iniciar la gestión del trámite.

Documentación requerida:

1. Carta membretada y firmada por el cliente, que incluya el motivo de la devolución y los datos bancarios completos.
2. Carátula bancaria, que contenga: nombre del banco, sucursal, número de cuenta y CLABE interbancaria.
3. Carta responsiva, debidamente llenada y firmada por el ejecutivo comercial responsable del pedido.

Una vez autorizada la solicitud interna de reembolso, comienza el conteo de un plazo máximo de 30 días hábiles para realizar el depósito en la cuenta bancaria indicada por el cliente.

5.7. Cancelación por inconformidades posteriores a la recepción del material

Si la solicitud de cancelación de un pedido MTO o MTS se origina por inconformidades relacionadas con:

• Calidad del producto
• Robo y Faltante de material
• Material Dañado
• Error en especificaciones
• U otras causas que correspondan a una reclamación

La situación no se considera como una cancelación comercial, sino como reclamación, por lo que es atendida conforme a lo establecido en la Política General de Reclamaciones de DEACERO, siguiendo el procedimiento correspondiente para su análisis y resolución.

Una vez autorizado el trámite de reclamación, el proceso puede derivar en la emisión de una nota de crédito de acuerdo con la Política Corporativa de Notas de Crédito, y en su caso, en el retorno del anticipo aplicable. Cualquier cambio a este porcentaje debe ser autorizado por el Director Comercial.

Sección 6

CANCELACION DE PEDIDOS DE INVENTARIO ESTANDAR (MTS) MAKE TO STOCK

6.1. Cancelación antes de la Facturación

Los pedidos podrán cancelarse sin costo, siempre que no hayan sido facturados ni se haya iniciado la operación de carga.

Se aplica un costo por gestión logística cuando:

• El pedido ya esté facturado, o
• El embarque se encuentre en operación de carga iniciada, debido a los gastos asociados a maniobras de carga y preparación.
• El monto es equiparable al costo por operación de carga y es calculado en cada caso por el equipo responsable. Dicho monto es confirmado al cliente por el asesor comercial y/o el equipo de Back Office antes de proceder con la cancelación.
• Si el pedido está disponible para cancelación parcial o total, es decir, no ha sido facturado ni se ha inciado la carga, la cancelación podrá gestionarse a través de:
  • La plataforma Connect.
  • El centro de atención al cliente 800 DEACERO.
  • directamente con el asesor comercial.

6.2. Cancelación de Pedidos Facturados

Una vez que un pedido ha sido facturado, se considera que se han generado costos logísticos asociados, por lo que no será posible realizar la cancelación sin incurrir en cargos.

En caso de que el cliente solicite la cancelación de un pedido ya facturado, aplica lo siguiente:

6.3. Cargos por Servicios Logísticos

Una vez facturado el pedido, se considera que se han generado costos logísticos, por lo que no será posible cancelar el pedido sin incurrir en cargos. En estos casos:

• Se emite una factura de ingreso por concepto de "Servicios logísticos derivados de cancelación de pedido en tránsito".
• Esta factura incluye los costos asociados a:
  • Flete de envío original.
  • Retorno del material al almacén.
  • Reempaque, inspección o manejo adicional, si aplica.

El importe del cargo es definido por el equipo de Logística de DEACERO, con base en sus cálculos internos y criterios operativos, considerando las condiciones específicas del pedido y los costos incurridos.

El cargo es reflejado en el estado de cuenta del cliente en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a la confirmación de cancelación.

6.4. Cláusula de Aceptación Expresa

El cliente declara haber leído, comprendido y aceptado los términos y condiciones establecidos en la presente Política de Cancelaciones para pedidos MTO (Make to Order) y MTS (Make to Stock), incluyendo las disposiciones relativas a:

• La fabricación de productos bajo pedido (MTO), cuyos anticipos podrán ser no reembolsables en caso de cancelación, conforme a los costos incurridos y lo estipulado en esta política.
• La cancelación de pedidos de productos estándar (MTS) que ya hayan sido facturados y/o se encuentren en tránsito, los cuales podrán generar cargos por servicios logísticos, tales como flete, retorno de mercancía, reempaque o inspección.

La aceptación de una cotización, la emisión de una orden de compra, el pago de un anticipo o la solicitud de fabricación de un producto constituirá aceptación expresa de estas condiciones, sin necesidad de firma adicional

6.5. Excepciones

Esta política no aplica para proyectos directos gestionados por DEACERO con entidades gubernamentales.

Sección 7

TÉRMINOS Y DEFINICIONES